2．为什么要对电子记录（文档）进行管理
并不是在使用电子介质记录信息时才需要管理，在传统纸面为基础信息记录也需要管理。不管所使用的信息介质是什么，任何单位都需要良好的文秘和档案管理。例如，我们每个单位均有档案室、每级政府均有相应档案管理机构，国家还有相应的档案法规范档案管理。所有这些构成传统以纸面为基础的文档管理系统。
但是，传统档案管理的范围比较窄，能够归入档案范畴的一般是机密和资料文献，并不是任何纸面记录均纳入档案管理系统。根据《中华人民共和国档案法》第2条，档案，是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。这里的档案是一个纯公法上的概念，强调的是记录对国家和社会的价值，而不是一个组织运行本身的价值。
因此，在传统纸面档案管理框架下，存在大量的不能够纳入档案管理系统的文件、记录，而由一般单位或部门自行处置。这是因为纸面文件或记录，人们一般不会立即销毁，而是根据其重要性存放，以满足单位或个人的需要。至于少数情形下，发生资料遗失、找不到也并没有引起人们的重视。
但是，在电子环境下，电子文档管理成为各项社会活动开展的头等大事。这是因为电子文本本身具有的易遗失、易改动、易复制和无形等特点，决定了对于几乎所有的电子记录、文档、文件进行管理的必要性。
（1） 电子文档管理的范围要远远宽于档案管理。虽然并非所有的电子记录或文档均要管理，但是其管理范围显然要比传统档案管理要宽得多。从通信往来、到会议纪要、再到请假审批等均须纳入电子文档管理系统中。
（2） 电子文档需要全方位的管理。传统档案管理只管理已经成文的或印制好的书面资料，而电子文档管理则从文档的创设、形式、版本、保存等均包括在内，它是对文档最初创设、保存和不断重复存取使用整个过程的管理。
（3） 电子文档管理首要目的是满足机构、企业等组织日常业务需要。传统档案管理主要是为了解决资料保存问题。在电子化环境下，电子记录成为任何单位和更大社会共同体的团体活动过程和行为的记忆，成为任何一个组织的心脏，而电子文档管理即解决信息被正确记录、保存、传递，在其需要时可即时获取。
（4） 电子文档管理的另一个重要目标是，提供与纸面同样效力的证据文件。正如第5章论述，电子文档普遍采纳的主要障碍是其证据的可采性和证明力问题，而要具有法律证据效力必须对单位的电子文档实施严格的合乎标准（可以是法定标准，也可能是行业标准）的管理。电子记录必须做到与纸面同样的可说明性、具有同样的证明力。
（5） 电子文档管理还要解决信息安全问题。传统纸面文档信息与载体合一，通过保存载体就能够保存信息，而电子文档信息容易擦洗掉甚或自然消失，信息保存、介质跟不上信息技术更新而难以读取。因此，电子文档存在一个定期复制、更新问题，防止组织转用新的系统、计算机或程序时，不能读取以前的信息。另外，电子文档还要制作各种备份，以防止人为因素或自然因素无法读取重要信息。
总之，在电子记录人类行为信息情形下，如果要使电子记录安全、易获取和有意义（有用和有证据价值），那么实施某种程序和规则是至关重要的。甚至可以说，电子文档管理秩序的创立是社会或各单位迈向信息化大门、从事电子商务的第一道门槛。

3．电子记录管理的法律意义
任何记录必须正确，才是有用的。正确一般表现为：
（1） 便利各种层次上的雇员及其后任工作；
（2） 使有权机构（或人）事后对其商业行为适当审查成为可能；
（3） 保护组织、客户和其他受其行为和决定影响的其他人的财产权、法律上其他合法权益。

在电子环境下，使用计算机、网络等电子手段管理记录相对于传统手段，有以下优势：
（1） 确保电子记录能够保存得在其随时需要时可以获取和使用；
（2） 能够实现纸面成文档和电子文档同步管理；
（3） 通过鼓励和帮助用户正确地分档记录，协助电子记录的评估，因而减少了评估记录的必要性；
（4） 确保电子信息保存的完整性，亦即每一修改或改动记录均被记录下来，没有改变记载（一般是由电脑自动完成的），记录便不能改变。
从上述看，电子记录证据的效力问题的解决，并不仅仅要有电子签字技术的运用，更重要的是要建立电子记录管理规则，进而从法律上规定，做到什么的电子记录管理即具有证据法上的效力。

首发日期:2003\1\13